Pendaftaran NPWP dapat berupa inisiatif kita sendiri ataupun ditetapkan oleh Kantor Pelayanan Pajak (KPP). Sangat disarankan untuk mendaftar berdasar inisiatif sendiri sebelum KPP memberikan tindakan untuk menetapkan NPWP kita secara jabatan plus melakukan penagihan terhadap PPh yang terutang. Percayalah, proses itu akan cukup menghabiskan energi kita, akan lebih baik waktu dan energy kita gunakan untuk memikirkan penjualan, betul kan?

Oke, lalu bagaimana atau kapan kita mendaftar NPWP? Kita perlu membagi dulu subjek penerima penghasilan menjadi 2 kelompok, yaitu perorangan dan badan usaha. Perorangan artinya kita menjalankan usaha atau memperoleh penghasilan dengan mengatasnamakan individu kita sendiri. Badan usaha berarti dalam melakukan kegiatan kita memakai nama sautu badan usaha yang pendiriannya disahkan notaris. Bentuk badan usaha ini sangat beragam dan mengikuti aturan Undang-undang Perseroan, misalnya CV, PT, Koperasi, ataupun bentuk lainnya yang berupa perkumpulan orang dan/atau modal. Jadi dalam hal ini tidak akan ada perbedaan signifikan dari sudut pandang subjek PPh antara misalnya PT dan CV. Namun, menjadi perbedaan jika kita membandingkan misalnya subjek perorangan dengan CV.

Untuk perorangan, pendaftaran NPWP wajib dilakukan oleh orang pribadi yang bertempat tinggal di Indonesia dan telah memperoleh penghasilan diatas standar jumlah PTKP (penghasilan tidak kena pajak). Jumlah PTKP saat ini adalah 4,5 juta rupiah per bulan untuk individu belum menikah tanpa memiliki tanggungan. Pendaftaran NPWP tidak melihat tentang kewarganegaraan melainkan hanya standar tempat tinggal atau domisili. Batasan dianggap bertempat tinggal di Indonesia jika berada di Indonesia lebih dari 183 hari dalam satu tahun baik berturut-turut ataupun tidak.

Sedangkan untuk badan usaha yaitu setalah didirikan (di Indonesia dengan aturan legal pendirian usaha oleh notaris) dan melakukan kegiatan operasional. Dalam hal ini tidak hanya berpatokan bahwa badan usaha telah memperoleh penghasilan namun saat sudah melakukan kegaitan. Kegiatan ini dapat berupa proses persiapan sebelum bisa menghasilan barang atau jasa. Dalam proses tersebut akan ada kewajiban PPh misalnya PPh pasal 21.

Jika dari kondisi yang ada sudah memenuhi hal diatas maka silahkan melakukan pendaftaran secara sukarela. Pendaftaran dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu secara manual atau langsung menuju KPP sesuai wilayah domisili (sesuai KTP atau alamat tempat kedudukan badan usaha) dan dapat juga melakukan pendaftaran secara elektronik melalui website. Untuk perorangan lebih baik memilih pendaftaran secara elektronik, sedangkan untuk badan usaha akan lebih praktis melakukan pendaftaran langsung melalui KPP.